5 conseils pour une bonne gestion de projet

La gestion de projet est une compétence à part entière. D’ailleurs, il existe des postes dédiés à cette tâche complexe. Le défi est de gérer toutes les ressources disponibles afin qu’un projet se déroule le mieux possible. Cela malgré les obstacles et les imprévus. Que vous soyez un chef de projet aguerri ou novice, voici 5 conseils pour améliorer votre gestion de projet.

1.    S’approprier le sujet

Pour réussir un projet, la première – et la principale – chose à faire est de poser des bases solides. Pour cela, vous devez connaître le sujet en profondeur. Identifiez donc les clients et autres parties prenantes du projet. Comprenez leurs intérêts et leurs attentes. Et analysez le contexte, avec ses opportunités et ses obstacles potentiels.

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Pour plus de clarté et de compréhension, vous devez ensuite définir les objectifs du projet. En général, on recommande d’établir des objectifs mesurables et vérifiables. Cela permet un meilleur suivi et une évaluation plus précise des résultats.

L’étape suivante consiste à élaborer un plan d’actions solide dans lequel les rôles et responsabilités sont clairement définis.

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2.    Constituer une équipe adéquate

Deuxièmement, il faut identifier les exigences du projet. Cela vous permettra de lister les ressources nécessaires à sa réussite.

Une fois le plan d’actions élaboré, le défi est de constituer une équipe capable de le mettre en œuvre efficacement. Cela commence par la définition des rôles et l’attribution des tâches appropriées à chaque membre de l’équipe projet. A ce niveau, il faut tenir compte de leur personnalité, de leurs forces et de leur expertise.

Bien sûr, afin que le projet progresse dans la bonne direction, il est essentiel de nommer un chef de projet qualifié. Un leader suffisamment crédible et impliqué, qui ne négligera aucun détail pour assurer la réussite du projet.

Et si le projet requiert un expert dans un domaine spécifique, envisagez de faire appel à un prestataire externe. Ou si ce besoin s’avère récurrent, une embauche pourrait même être préférable.

La réussite d’un projet dépend largement des compétences de l’équipe. Un manager efficace s’efforcera toujours de connaître les forces et faiblesses de ses collaborateurs. C’est ainsi qu’il pourra répartir les tâches en conséquence. La force d’une personne étant la faiblesse d’une autre, un chef de projet efficace confiera chaque tâche au membre de l’équipe le plus compétent et rapide pour la réaliser.

En exploitant au mieux les forces de chacun, le projet sera exécuté plus rapidement et efficacement.

3.    Définir des milestones

Une bonne gestion du temps est cruciale dans un projet avec des délais à respecter. C’est pourquoi il faut également définir ses étapes critiques, ses milestones.

L’idée est d’identifier les moments décisifs tout au long du projet. Pour ce faire, vous pouvez vous baser sur son cycle de vie. Il comprend ces grandes étapes : l’initiation, la planification, l’exécution et la clôture.

Une bonne pratique est également de faire des tests réguliers et d’évaluer l’avancement du projet à chacune de ces étapes. Pièces détachées, documents techniques, rapport avec recommandations, etc. chaque élément du projet doit être parfait pour satisfaire le client.

Ces jalons sont des indicateurs efficaces de l’implication de l’équipe et de la réussite future de l’entreprise. De plus, ils vous aident à mieux gérer les risques liés au projet et à suivre son évolution.

4.    Tester et valider les livrables en cours de route

Ensuite, pour garantir le succès du projet, il faut tester tous les livrables à chaque étape critique. L’idée est de s’assurer que le projet évolue dans la bonne direction. Au lieu de créer un livrable final sans contrôle intermédiaire, vérifiez qu’il correspond au cahier des charges tout au long du projet. Ainsi, vous pourrez faire des réajustements nécessaires en cours de route.

Si votre livrable final est un rapport, il sera probablement au format PDF. Dans ce cas, une bonne pratique consiste à valider chaque partie au fur et à mesure. Une fois le document Word de la partie validé, vous pouvez l’enregistrer en PDF. Puis, à la fin du projet, il suffira de consolider votre rapport avec un outil en ligne qui vous permettra de fusionner vos fichiers PDF.

5.    Communiquer suffisamment et correctement

Pour finir, une communication efficace et constante est indispensable pour mener à bien un projet. L’équipe projet, le client et les autres parties prenantes doivent être en contact régulier. De cette façon, l’avancement est plus fluide et le résultat conforme aux attentes.

Par exemple, tout changement dans les spécifications doit être communiqué aux membres de l’équipe le plus tôt possible. Cela limite les risques de déception, de malentendus et les pertes de temps.

En pratique, c’est au chef de projet qu’incombe cette responsabilité. C’est à lui de coordonner ses ressources et de faire le pont entre l’équipe projet et le demandeur. Définissez alors des canaux de communication adaptés aux besoins du projet et veillez à ce qu’ils soient correctement utilisés.

Encouragez aussi les échanges et les discussions, dans une optique de réussite commune. Pour que le projet soit fructueux, il faut fédérer l’équipe autour de cet objectif commun.